Как строительной компании организовать внутренний документооборот?! Яркий пример одного проекта

Продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП

Строительная компания «РБКСТРОЙ» ведет строительство коммерческой и жилой недвижимости  с 2006 года. Качественные материалы, грамотные проекты и профессиональная реализация - это обязательные составляющие работы компании. Наличие своих производственных мощностей, а также собственных финансовых средств дают возможность компании «РБКСТРОЙ» своими силами завершать весь комплекс строительных работ по возведению дома, исключая все возможные риски потенциальных покупателей, приобретающих  жилье.

На сегодняшний день компания «РБКСТРОЙ» строит несколько масштабных объектов в г. Севастополе (ЖК «Мегаполис», ЖК «Скифия», ЖК «Богданова,33») и реализует квартиры в уже сданном доме в ЖК «Царская тропа».  Увеличение количества строительных проектов повлекло за собой и увеличение объема документов, необходимых для реализации проектов. В результате стали теряться заказы на материалы и наряды, поступающие от прорабов, заявки выполнялись несвоевременно, невозможно было отследить, на каком этапе исполнения находится документ.  Руководство компании задумалось об автоматизации с целью наведения порядка в документообороте и обратилось за поиском решения в компанию «1С-Рарус» в Крыму и Севастополе, с которой сотрудничает более 10 лет.

В качестве основы системы автоматизации работы с документами был выбран программный продукт 1С:Документооборот 8 КОРП. Ключевыми факторами выбора стали такие функциональные возможности программы:

• работа с документами и файлами, в том числе:
  • учет документов по проектам - объектам строительства,
  • штрихкодирование документов,
  • настройка шаблонов документов,
  • учет этапов обработки документов,
  • настройка доступности документов по состоянию для различных групп пользователей;
• работа с задачами и процессами, а именно:
  • эскалация задач (автоматическое выполнение или перенаправление задачи при наступлении определенного условия),
  • перенос сроков выполнения задач.

Все требования бизнес-процесса обработки заявок и нарядов, других внутренних документов компании удалось полностью реализовать в автоматизированной системе документооборота.  Поступающий в систему документ заполняется по определенному шаблону для исключения ошибок при его составлении. Специально для нарядов была добавлена возможность заполнения «уникальных» работ, которые выполняются крайне редко, и нет необходимости включать их в перечень номенклатуры товаров и услуг. Каждый документ штрихкодируется, благодаря чему значительно упрощается его поиск в системе.

После заполнения документы автоматически отправляются на комплексную обработку: согласование,  утверждение и исполнение. В зависимости от типа документа система определяет исполнителя следующего этапа согласно бизнес-процессу. К примеру, задачи, инициатором которых является директор компании, попадают на проверку исполнения к секретарю, а если ответственный за выполнение задачи не является пользователем системы, то исполнителем задачи определяется секретарь, и этап проверки исключается из данного бизнес-процесса.

Для облегчения работы пользователей добавлена возможность заполнения табличной части документа на основании другого документа (при этом пользователь может откорректировать количество по позиции, которое он хочет перенести), а также автоматическая установка связей между документами одного процесса. Пользователи всегда могут отследить, на каком этапе согласования или выполнения находится документ. Также контролируется перемещение документов в бумажном виде: в системе пользователи отмечают галками, кому и когда был передан оригинал документа. Теперь сотрудники бухгалтерской службы без труда могут определить, у кого находится платежная ведомость по наряду.  

Автоматизация бизнес-процесса позволила контролировать сроки выполнения каждого этапа задач, в том числе учитывается время постановки задачи. В частности, для обработки заявки на материалы в компании установлен срок 2 дня.  Исполнители столкнулись с проблемой, что многие заявки поступают за пару часов до конца рабочего дня. Выполнить заявки за эти 2 часа нет возможности,  а один день из двух на выполнение задачи уже засчитан. Для решения этой проблемы в системе изменяется время крайнего срока согласования - добавляется один день на обработку, если задача создана после 14:00.

Итогом работы бизнес-процессов является Отчет об исполнении, в котором указываются причины неисполнения заявки по тем или иным позициям, отражаются сроки поставки,  в том числе с учетом задержки поставок материалов, которых нет в наличии, содержатся комментарии исполнителей. В свою очередь инициатор заявки фиксирует в системе фактические данные о результатах получения материалов по созданной им заявке.

Генеральный директор компании, Крыжановская Илона Григорьевна, делится результатами проекта: «Одним из факторов, определяющих степень качества работы строительной компании, является четко организованная система обеспечения материалами.  Мы получили такую систему благодаря автоматизации внутреннего документооборота. Сегодня в нашей компании взаимодействие подразделений по обработке внутренних документов строго регламентировано. Повысилась скорость и эффективность обработки заявок и нарядов, которые раньше терялись, забывались, дублировались. Мы избавились от неконтролируемого процесса оборота документов и получили реально действующий инструмент управления».

Все внедрённые решения