Новая информационная система упростила управление финансами в ООО «Крымская девелоперская компания»

Продукт: 1С:Управление холдингом 8

ООО «Крымская девелоперская компания» требовалась система, позволяющая управлять потоком денежных средств оперативно и эффективно. В результате внедрения новой информационной системы в компании ускорилась обработка бизнес-процессов в 2 раза, удалось добиться существенного снижения сроков подготовки консолидированной управленческой отчетности, исключить риски, связанные с человеческим фактором.

ООО «Крымская девелоперская компания» является крупнейшей компанией Республики Крым на рынке жилой и коммерческой недвижимости. Основная деятельность предприятия - строительство, эксплуатация, сдача в аренду и продажа площадей различного назначения.  Компания также занимается реализацией инвестиционных проектов по строительству в регионе. Сегодня ООО «Крымская девелоперская компания»  развивает крупнейший  торгово-развлекательный комплекс регионального значения MEGANOM с общей площадью более 74341 кв. м. Это современный многофункциональный комплекс европейского формата, в котором посетители могут проводить время всей семьей и совмещать покупки с развлечениями.

Многоуровневая структура и широкий набор видов деятельности предприятия ООО «Крымская девелоперская компания» определяет сложность процессов бюджетирования и управления денежными средствами всего предприятия. С целью управления финансовыми потоками и прибыльностью в ООО «Крымская девелоперская компания» разработан набор процессов бюджетного управления, управления движением денежных средств и подготовки управленческой отчетности. Подготовка документов согласно этим процессам занимала  много времени, так как работа выполнялась с использованием различных, не связанных между собой инструментов. Кроме того, у предприятия сложная организационная структура. Зачастую процесс согласования документов затягивался, было непонятно, на каком именно этапе остановился процесс и кто ответственный за задержку. В таких условиях проведение план-фактного анализа оборотов по бюджетам было непосильной задачей. 

На основании этих факторов  руководством предприятия было принято решение о необходимости  внедрения комплексной системы автоматизации процессов управленческого учета в центральном офисе холдинга с возможностью последующего ее тиражирования на другие компании, входящие в группу. За помощью в выборе такого универсального инструмента компания обратилась к специалистам «1С-Рарус» в Севастополе, которые в качестве основы для построения комплексной системы автоматизации процессов бюджетирования предложили решение «1С:Управление корпоративными финансами». Программа представляет собой единую систему планирования, контроля и анализа денежных потоков, а также финансовых результатов. 

Внедрение «1С:Управление корпоративными финансами» позволило автоматизировать следующие процессы в центральном офисе холдинга:

• автоматизация процесса согласования заявок на расходование денежных средств;
• планирование денежных средств и финансового состояния предприятия на любой период;
• контроль соответствия плановых и фактических данных установленным целевым показателям;
• контроль соответствия текущих планов расходования средств рабочему плану на период и анализ исполнения бюджетных заявок;
• составление сводной отчетности;
• проведение многомерного анализа отклонений плановых показателей и фактических данных.

Разработанный в компании набор процессов бюджетирования и управления денежными средствами позволил привести работу с финансами к определенному стандарту:  в компании составляются бюджеты на год и полугодие. Решение «1С:Управление корпоративными финансами» дало возможность автоматизировать процесс согласования заявок на расходование денежных средств. Согласование проходит по различным маршрутам в зависимости от соответствия плановой суммы расхода лимиту по статье движения денежных средств, заложенному в бюджете.  При этом, сотруднику компании нет необходимости принимать решение кому отправить заявку на согласование далее: переход по этапам согласования проходит автоматически по заранее сформированному маршруту. Таким образом, всегда можно отследить стадию согласования заявки и ответственного. Кроме того контролируются изменения лимитов бюджетов. В случае выхода суммы в заявке за рамки бюджета, ответственный сотрудник обязан пояснить необходимость превышения запланированных расходов по статье движения денежных средств или реклассификации статей: без служебной записки невозможна отправка документа на следующий этап согласования. 

С целью контроля соответствия текущих планов расходования средств годовому бюджету был доработан ряд отчетов. Так, Сравнительный анализ оборотов по бюджету позволяет выбрать три сценария для проведения сравнения и оперативно получить информацию о выполнении бюджета в разрезе различных аналитики и периодов. Для оперативной реакции руководства на изменения введен отчет о фактическом движении денежных средств за период и плановые движения на следующий период. Разработаны показатели контроля бюджетов и сценарного планирования. 

Для удобства пользователей интерфейсы и настройки документов были изменены таким образом, что для проведения некоторых операций достаточно нажатия одной кнопки.

Сложная структура предприятия определяет и различный доступ сотрудников к информации. Система позволяет разграничить доступ пользователей к документам в зависимости от уровня допуска сотрудника. 

C 1 января 2018 года система запущена в промышленную эксплуатацию. За первый квартал с момента введения системы в эксплуатацию экономический эффект стал очевиден: только на согласование заявок расходования денежных средств сотрудники сократили трудозатраты в два раза, значительно уменьшилось число ошибок и упростилось формирование документов. 

Новая система существенно расширила возможности управления компанией.  Руководители финансовых служб получили инструмент для планирования денежных средств и финансового состояния предприятия на любой период с использованием необходимых аналитических разрезов. 

Небесный Роман Петрович, финансовый директор ООО «Крымская девелоперская компания»: «Благодаря внедрению информационной системы, мы смогли автоматизировать процессы бюджетирования в нашей компании и получили эффективный инструмент финансового управления. Результат говорит сам за себя: это и значительное сокращение трудозатрат, и ускорение процесса получения аналитической отчетности. Система дальше будет развиваться, но даже предварительные результаты демонстрируют её эффективность».

Все внедрённые решения