Автоматизация процедуры ночного аудита
Описание процедуры ночного аудита для контроля за действиями всех подразделений гостиницы в программе «1С-Рарус: Управление отелем» и «1С-Рарус: Управление санаторно-курортным комплексом»
Гостиница, отель, гостевой дом - это специфическое предприятие, представляющее своим клиентам услуги 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Для гостиничного хозяйства крайне важен регулярный обзор и точность сведений о получении доходов по счетам всех подразделений обслуживающих гостей.
Обычно в гостиницах с развитой инфраструктурой отдыха самая активная жизнь происходит в вечернее и ночное время, то есть в отсутствие руководства и служащих, ответственных за тех подразделения, которые работают круглосуточно. Поэтому во многих гостиницах для постоянного контроля за работой всех подразделений применяется так называемая процедура ночного аудита.
В программе для отелей «1С-Рарус: Управление отелем» предусмотрена автоматизация этого важного процесса - ночной аудит. Автоматическое проведение этой процедуры предоставляет ряд преимуществ:
- процедура ночного аудита полностью автоматическая;
- можно настроить время проведения ночного аудита;
- в настройках параметров отеля можно указать, в какой момент начисляется долг гостю за услуги.
При установке параметров работы программы можно указать, в какой момент начисляется долг гостю за услуги, входящие в тариф:
- целиком при размещении гостя;
- целиком при выезде гостя;
- за каждые сутки при помощи системы ночного аудита;
- за каждые сутки при помощи системы ночного аудита, кроме первого периода. За первый период (обычно сутки, но может быть и час) долг начисляется при размещении.
Для начисления дебиторской задолженности гостям за оказанные услуги тарифа (с момента последнего ночного аудита) в программе используется документ «Ночной аудит». Также этим документом фиксируются продажи услуг.
Этот документ ежедневно автоматически вводится системой, заполняется услугами, потребленными гостями, и проводится. При помощи документа «Ночной аудит» начисляется долг гостей по размещению.
В дальнейшем для анализа финансовых взаимоотношений с контрагентами может быть использован ряд отчетов программы для отелей «1С-Рарус: Управление отелем».